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人に依存する仕事から脱却する!業務効率化のすすめ

こんばんは。
キキ・コンサルティングの石田です。

まずは、能登地方を震源とする大規模地震においては、犠牲となられた方々のご冥福を心よりお祈り申し上げるとともに、被災された方々に心よりお見舞い申し上げます。
一刻も早い救出活動の進展と被災地域の復旧を祈るばかりです。

また、このような悲惨な災害や事故を目の当たりにするなかで、命の尊さと危機管理の重要性を痛感すると同時に、私たち保険代理店としての存在意義、使命をあらためて認識しているところです。

本日は、中小企業にとっての永遠の課題と言われる「業務効率化」について記事を書きたいと思います。

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■ 大企業ならば...

大企業の場合は、新しいシステムやツールを取り入れ、比較的スムーズに「効率化」が可能です。

しかし、同じことを私たちのような中小企業で行なうのは予算面で難しいかもしれません。

また予算面だけでなく、中小企業では人に依存した仕事をしがちな状況も業務の効率化を困難にしている要因の一つです。

■ 人に依存した仕事とは?

例えば 「あの仕事はAさん」「この仕事はBさん」と決めておくと、指示出しも簡単です。

しかし、その人が休んだり、退職したりすると業務効率は一定期間、落ちてしまいます

そして、次の担当者が以前の品質に至るまでには、ある程度の時間がかかるでしょう。

■ 人に依存した仕事から脱却するには

では、人に依存した仕事から脱却するにはどのようなことをすれば良いのでしょうか。

実際に、全国の中小企業では属人化した仕事を排除するために以下のような事を行なっているそうです。
 
 ①業務マニュアルを文書で残す
 
 ②過去事例をデータベース化する
 
 ③書類をきれいにファイリングして誰が見てもわかるように整理する

 ④複雑な業務の手順は動画で撮影しておく

など
このように、誰がやっても一定の品質を保てるよう、業務を標準化しておくと人に依存した仕事から脱却できます

■ さらには、残業時間の削減にもつながる

さらに、業務効率化は、残業時間の削減にも効果的です。

業務の標準化は、そこまで費用を掛けずにできるものもありますので、簡単そうなものから試してみてはいかがでしょうか。

■ 最後に

今回は業務の効率化をテーマにお伝えしました。

効率化と聞くと難しそうに感じがちですが、ちょっとしたことを変えるだけで効果を得られます

弊社もマニュアル化やファイリングなど、業務標準化の取り組みをまさにしている最中で、手応えを感じているところです。
ぜひ、一緒に業務効率化に向けて取り組みをしてゆきましょう。

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会社の「存続」と「発展」に心をつくしみんなの笑顔と幸せをつくり続けます。


株式会社キキ・コンサルティング
代表取締役 石田 由紀子

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